Parallèlement aux importants travaux de rénovation de son bâtiment, la médiathèque communautaire a entrepris un vaste projet d'informatisation à plusieurs niveaux depuis l'été 2010, à la fois pour elle-même et au profit des autres bibliothèques de l'agglomération.

Ce projet  comprend :

• l'acquisition d'un logiciel de gestion documentaire professionnel fonctionnant en réseau
• l'ouverture du portail web du réseau de lecture publique communautaire avec catalogue en ligne
• la mise en œuvre d'un étiquetage RFID des documents et d'automates de prêt/retour
• la rétroconversion des catalogues des fonds patrimoniaux et la numérisation des manuscrits

Le SIGB : Système Informatisé de Gestion de Bibliothèque

Jusqu'à sa fermeture, la médiathèque communautaire disposait d'un système informatique basique lui permettant de gérer les prêts des documents, mais qui n'offrait pas un catalogue conforme aux standards bibliothéconomiques.

Elle a donc fait l'acquisition d'un nouveau logiciel dit SIGB (Système Informatisé de Gestion de Bibliothèque). Outre la gestion de la circulation des documents, ce type de solution propose un puissant outil de catalogage tous supports permettant une indexation très fine avec une fonction de recherche élaborée, mais inclut aussi des modules de gestion des acquisitions, des périodiques, ou de statistiques. Le produit retenu, V-Smart de la société Infor, fonctionne en mode Web au travers d'un simple navigateur Internet, ce qui rend souples son déploiement et son administration.

Moulins Communauté a fait le choix de proposer ce logiciel à l'ensemble des bibliothèques et points-lecture de l'agglomération. Depuis le 31 mars 2011, les médiathèques d'Avermes (La Passerelle), de Moulins (Le Florilège) et d'Yzeure (Yzatis) ont basculé sur ce nouveau système, dont le serveur commun est implanté dans les locaux de Moulins Communauté. Elles ont été suivies par les bibliothèques d'Aurouër, Genentines, Trévol et Toulon-sur-Allier.

L'avantage de cette mise en réseau, outre le fait pour les collègues des différents établissements de pouvoir s'entraider au quotidien en utilisant le même outil, est d'avoir un catalogue commun et un fichier abonné commun. Ainsi, l'ensemble des données concernant les documents est partagé, une bibliothèque profite du travail de catalogage de ses partenaires et peut orienter un usager vers un autre établissement pour un ouvrage dont elle ne disposerait pas. Par ailleurs, l'inscription est désormais unique. La carte d'usager, une fois obtenue dans l'un des trois établissements, est aussitôt valable pour aller emprunter dans les deux autres (aux conditions de chacun, voir s'inscrire et emprunter).

Le portail web

Cette mise en commun de la gestion des lieux de lecture publique de l'agglomération prend tout son sens également avec le portail Web. Ce site internet à l'initiative de Moulins Communauté est une vitrine pour la médiathèque communautaire et pour chacune des bibliothèques ou  points-lecture, avec notamment leurs horaires ou leur actualité propre, et permet la consultation du catalogue collectif en ligne, en lien direct avec le SIGB : on peut ainsi connaître où que l'on soit l'existence d'un document dans l'un ou l'autre site, vérifier sa disponibilité, en consulter une notice enrichie (extraits, biographies, jaquettes,...), lire les appréciations des autres lecteurs...

Les abonnés peuvent également depuis ce portail, consulter l'état de leurs prêts en cours, demander une prolongation, faire une demande de réservation ou une suggestion d'achat. L'outil choisi, Web-Opac 2.0, de la société AFI offre une interface d'administration aisée, qui doit permettre au personnel de chaque bibliothèque de mettre à jour elle-même les pages qui la concernent.

Des projets en cours : la RFID (radio-identification) et la bibliothèque numérique

La fermeture de la médiathèque communautaire va également lui permettre de mettre en place un nouveau système de contrôle de ses documents. A la traditionnelle étiquette à code-barres va venir s'ajouter une puce RFID (de l'anglais Radio Frequency IDentification). Cette petite pastille de radio-identification, qui va devoir être patiemment implantée sur chacun des ouvrages, présente l'avantage d'un fonctionnement sans contact. Outre le fait de pouvoir désormais inventorier le fonds sans sortir les documents des rayons pour lire leurs codes-barres un à un, ce procédé permettra de proposer, à la réouverture de la médiathèque communautaire en 2013, un système de prêt/retour par automates de prêt. Au travers d'un groupe d'appareils dotés d'un écran, d'une simple "platine" et d'un bac, disposés près des portes de sorties, l'usager pourra gérer lui-même ses emprunts. Le temps libéré pour le personnel sera utilement réemployé sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme l'accompagnement des publics dans leur démarche de recherche.

Enfin, la médiathèque communautaire affiche une ambition forte de mise en valeur de son important fonds patrimonial, qui lui vaut d'être Bibliothèque Municipale Classée (54 à ce jour). En premier lieu, une opération dite de rétroconversion  permettra d'enrichir le catalogage informatisé de notices bibliographiques concernant ces ouvrages parfois rares, à partir des anciens registres papier. En second lieu, il est prévu de numériser une partie de ce fonds patrimonial, notamment des documents dont la manipulation peut être délicate, afin d'en proposer une bibliothèque numérique consultable en ligne.

[mise à jour le 21/03/2013]